Zwei Sets zu je 50 Minuten, das ist in etwa der Standard für die Konzerte von Jazz Heidenheim. So wird es mit den Musikern und Musikerinnen, die in der DHBW auftreten, vertraglich vereinbart. Zweimal 50 Minuten: Das wäre auch der Wunschzeitraum all der freiwilligen Helfer von Jazz Heidenheim, die dafür sorgen, dass ein Konzert über die Bühne gehen kann und deren Ehrgeiz es ist, den Bands höchste Qualität bei ihrem Auftritt zu ermöglichen. Aber in zweimal 50 Minuten ist das nicht zu leisten.
Seit über 35 Jahren veranstaltet der Verein Jazz Heidenheim bis zu 12 Konzerte pro Jahr. Das ist einzigartig in einem weiten Umkreis. Die Konzerte finden in der Regel an Freitagen in der Cafeteria der alten DHBW an der Wilhelmstraße 10 statt, die so zur „Heimat des Jazz“ in Heidenheim geworden ist. Die Konzerte beginnen um 20 Uhr. Daran, dass das Publikum Musik und Atmosphäre genießen kann, arbeiten die ersten Helfer bereits am Tag zuvor – indem sie kistenweise Getränke kühlen. Diese werden dann kurz vor dem Auftritt in die Cafeteria zum Ausschank verfrachtet. Dazu gilt es einige Etagen im Haus zu überwinden. Davon wissen auch die Helfer beim „Stuhldienst“ ein Lied zu singen – einen Blues womöglich. Denn sie wuchten vor den Konzerten aus dem Lager im Keller der DHBW weit über 100 Sitzgelegenheiten hoch in die Cafeteria und gruppieren sie um dort aufgestellte Tische. Da hilft zwar ein Lift, ins Schnaufen kommt man dennoch.
Organisation und Planung der Heidenheimer Konzerte
Peter Klotzbücher, der Programmgestalter und zweite Vorsitzende des Vereins Jazz Heidenheim hat penibel einen Ablaufplan für die Konzerte erstellt, in dem alle Aufgaben rund um den Auftritt genau beschrieben und Helfern und Helferinnen zugeteilt sind. Gebucht hat Klotzbücher die Bands meist sechs bis neun Monate vorab. Mit dem Vertragsabschluss haben diese festgelegt, was sie von Jazz Heidenheim erwarten: Da geht es um die Technik auf der Bühne – Tech Rider nennt sich der Zusatzvertrag – und um Art und Niveau der Unterbringung, um die Verpflegung und persönliche Bedürfnisse (Hospitality Rider).
Dass Jazz Heidenheim mit einem eigenen und aktuell gestimmten Flügel aufwarten kann, freut die allermeisten Pianisten sehr. Der Verein ist auch in der Lage, Instrumente und Equipment zu leihen. Auch dafür braucht es Kümmerer. Verstärker und Schlagzeug sollen parat stehen, aber mitunter stehen auch Kontrabass oder Vibraphon auf der Wunschliste. Ein Standspiegel in Körpergröße für die Garderobe war über die Jahre nur einmal angefordert worden.
Diese Unterstützung erhalten die Musiker und Musikerinnen in Heidenheim
In der DHBW steht für die Musiker und Musikerinnen ein eigener Raum bereit, wo sie sich ausruhen und vorbereiten können. Freiwillige Helfer besorgen für sie Getränke und Snacks. Wenn alle Verkehrsstricke reißen, holen Helfer des Vereins die Bands auch am Bahnhof ab – selbst wenn sich dieser in Ulm befindet. So ein Rund-um-die Uhr-Service kann auch schon mal erfordern, dass man für die Musiker den Hotel-Check-in erledigt und den Transport zum und vom Hotel organisiert. Selbstverständlich werden die Mitglieder der Ensembles von Jazz Heidenheim vor ihrem Auftritt zu einem Essen eingeladen und es begleitet sie dabei ein Vertreter von Jazz Heidenheim. Dass der Verein mittlerweile einen sehr guten Ruf als guter Gastgeber hat, freut das ganze Team.
Die Ton- und Lichttechniker sind am Konzerttag bereits ab 14 Uhr vor Ort. Schweres Equipment muss dazu ins Haus, von der Tontechnik bis zur Beleuchtung. Bastian Martin, der Tonmeister im Verein, hat den Tech Rider vor sich. In diesem Dokument haben die Bands ihre Anforderungen an Bühnentechnik, Mikrofone und den Platz für die Instrumente aufgelistet. Die Lichttechniker Hannes Kapfer und Maximilian Schillings stehen vor der nicht leichten Aufgabe, den nüchternen Raum der Cafeteria in einen Konzertsaal zu verwandeln. Die Bühne muss nicht nur hell sein, sondern es muss für jeden Musiker das Licht stimmen, egal ob er an der Rampe agiert oder am Ende der Bühne. Und die Lichtfarben wollen gut austariert sein. Sie sollen gleichzeitig die Architektur des Raumes beleben und die Stimmung der Musik unterstreichen. Deswegen sind die Lichttechniker auch beim Soundcheck dabei.
Herausforderungen bei externen Konzerten
Eine spezielle Aufgabe stellen die Konzerte auswärts: im Lokschuppen mit der Kulturschiene der Stadtverwaltung und in der Christuskirche beim Gospel nach Weihnachten. Dann muss die ganze Technik (ca. 2,5 Tonnen Material) in einen angemieteten Transporter verladen und vor Ort aufgebaut werden.
Gegen 17 Uhr werden in der DHBW die Musiker zum Aufbau erwartet. Die Tontechniker positionieren Mikrofone und verlegen Kabel. Bastian Martin klärt Details mit dem Bandleader. Gibt es klangliche Präferenzen, gibt es besondere Dinge im Ablauf? Wenn all dies feststeht, folgt der Soundcheck. Hört sich jeder, passen die Klangeinstellungen, oder muss am Mischpult nachjustiert werden?
Konzertabend: ein reibungsloser Ablauf
Ab 19 Uhr kommen die ersten Gäste. Dann muss die Abendkasse bereits besetzt sein. Auch dies übernehmen freiwillige Helfer. Ein weiterer Helfer hat von der Bank Wechselgeld besorgt. Die Flyer und Plakate für die Programmvorschau haben ebenso Helfer des Vereins gestaltet, in Druck gegeben und an vielen Stellen in der Stadt ausgelegt. An der Bar gibt es Getränke und kleine Knabbereien – und kurz vor Konzertbeginn auch kleine Warteschlangen.
Um 20 Uhr heißt Vorsitzender Joachim Kocsis auf der Bühne Band und Publikum willkommen. Wenn die ersten Töne erklingen, dann wissen alle Helfer und Helferinnen: Es hat sich wieder gelohnt. Gedanken an den allfälligen Abbau lässt man nicht zu. Noch nicht. Erst nach dem Schlussbeifall. Bis dann das letzte Case geschlossen, der letzte Stecker gezogen, die Stühle aufgeräumt und das letzte Licht gelöscht ist, kann Mitternacht schon überschritten sein.